L'accueil et l'intégration du nouvel entrant

De nombreux dysfonctionnements dans les PME/TPE trouvent leur origine dans la carence du processus d’intégration : le personnel nouveau est souvent mal, voire pas du tout accueilli. Et pourtant…

L’accueil et la prise de poste conditionnent de façon souvent décisive la capacité du collaborateur à être rapidement efficace dans sa nouvelle mission et au-delà, garantissent le bon fonctionnement du Système de Management de la Qualité ainsi que le respect des exigences clients.

Une intégration réussie permet aussi de répondre aux exigences de la norme ISO 9001 : 2008 qui indique que « l’organisme doit assurer que les membres de son personnel ont conscience de la pertinence et de l’importance de leurs activités et de la manière dont ils contribuent à la réalisation des objectifs qualité » (Chap. 6.2.2 d) : Compétence, sensibilisation et formation).

Une véritable responsabilité managériale

De plus en plus d'entreprises mettent en place des processus d'intégration des nouveaux collaborateurs afin de garantir leur implication durable.

Sur le terrain, c'est le « pilote intégrateur », manager direct ou tuteur, qui doit prendre en main cette intégration : il s’agit d’abord pour lui de préparer l'équipe en place à accueillir le nouveau venu, donner à ce dernier tous les éléments nécessaires à leur investissement mais également suivre avec beaucoup d’attention les différentes phases de l'intégration afin de s'assurer que le nouvel embauché correspond bien aux besoins du poste.

La période d’accueil

• Quand commence-t-elle ?

La période d’accueil débute dès les premiers contacts entre l’employeur et le futur collaborateur.

• Qu’entend-on par période d’accueil ?

C’est la période au cours de laquelle les nouveaux collaborateurs doivent recevoir un certain nombre d’informations écrites et orales afin de faciliter et d’accélérer leur intégration.

Principe

Le processus d’accueil d’une personne doit être maîtrisé à l’instar des autres processus du système de management de l’entreprise grâce à :

• Des règles bien définies
• Un parcours d’intégration dont toutes les étapes doivent être respectées
• L’accueil doit faire l’objet d’un enregistrement afin de garantir que le collaborateur prend son poste dans les meilleures conditions.

Mise en oeuvre

Préparer l’intégration d’un nouvel employé c’est répondre aux quatre questions suivantes :

1. Quelles sont les informations orales que la personne doit impérativement recevoir ?

• Présentation de l’entreprise (histoire, produits, marchés, culture de l’entreprise)
• Présentation du parrain/tuteur
• Présentation des Hommes
• Présentation des missions et objectifs du nouvel arrivant
• Sensibilisation sur les impacts de non respect de qualité, de sécurité et d’environnement (non respect de l’autocontrôle par exemple)
• Etc…

2. Quels sont les documents que la personne doit impérativement recevoir ?

• Contrat de travail
• Avenant contrat « objectifs » (si nécessaire)
• Enregistrement mutuelle, caisse de retraite
• Livret d’accueil
• Règlement intérieur
• Organigramme
• Fiche de fonction / poste
• Objectifs individuels
• Manuel qualité
• Liste des documents nécessaires dans le cadre de sa mission
• Consignes de sécurité
• Répertoire téléphonique
• Formulaire de demande de congés / note de frais
• Etc…

3. Quels sont les moyens mis à sa disposition ?

• Véhicule
• Téléphone portable
• Informatique : ordinateur, imprimante
• Tenues de travail
• EPI
• Accessoires divers
• Produits, échantillons
• Cartes de visites
• Catalogues, fiches produits
• Etc…

4. Quel est le parcours logique à respecter lors de son arrivée ?

• Entretien avec la Direction
• Visite de l’entreprise
• Présentation des différents interlocuteurs et responsable(s) hiérarchique(s)
• Présentation du poste de travail
• Distribution de l’équipement de travail et de sécurité (si nécessaire)
• Etc…

Concevoir un « document type » de parcours d’accueil

Il doit faire partie des documents de travail de l’entreprise : c’est une « check list » des étapes du parcours d’accueil pour chaque nouvelle prise de poste.

Ce document type permettra, dans un premier temps, de ne rien oublier lors de l’accueil d’une personne et, dans un second temps, de valider la prise en compte des éléments transmis au nouveau salarié.

Il pourra être conservé dans le dossier individuel du collaborateur.

Quelques précautions indispensables

• Les responsabilités et autorités doivent être définies et communiquées à la personne lors de sa prise de poste.
• Les besoins en formation doivent être identifiés le plus tôt possible
• Il convient de veiller au sentiment d’isolement, aux moments d’inquiétude et de découragement qui peuvent survenir chez le nouveau collaborateur : vigilance et empathie de la part de la Direction et de l’encadrement permettront de prévenir ces « chutes de tension » qui peuvent avoir des conséquences importantes sur la satisfaction du client : c’est ici que le rôle de « parrain » doit prendre toute sa dimension.

L’intégration conditionnant le succès futur dans le poste, il apparaît donc comme indispensable pour le responsable d’y consacrer le temps nécessaire pour aider la nouvelle recrue à se situer dans son nouveau cadre de référence professionnel tout en donnant un sens à son travail, condition requise à un investissement plein et entier.

Mobilisation de l’équipe + Aménagement du poste de travail + Entretiens d’accueil + Remise des documents + Suivi de l’intégration = Intégration réussie

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